Conditions générales de ventes (CGV) fidflwo SA

TABLE DES MATIÈRE

1. Objet

2. Fonctionnement des services

3. Communication électronique et outils numériques

4. Transmission des documents

5. Collaboration de tiers

6. Confidentialité

7. Protection des données

8. Responsabilité

9. Honoraires et paiement

11. Durée et résiliation

12. Nullité partielle

13. Modification des Conditions Générales

14. Droit applicable et for

1. Objet

Les présentes Conditions Générales régissent les relations contractuelles entre fidflow (ci-après : le « Mandataire ») et ses clients (ci-après : le « Mandant ») dans le cadre des prestations administratives, comptables, fiscales, salariales, de conseil ou de support fournies par le Mandataire.

Toute validation d’une offre, d’un devis ou d’un mandat implique l’acceptation pleine et entière des présentes Conditions Générales.

2. Fonctionnement des services

Le Mandataire fournit ses prestations selon les modalités convenues avec le Mandant et au moyen des outils, plateformes et processus mis en place par fidflow.

Le Mandant reconnaît que le bon fonctionnement des services repose sur une collaboration active entre les parties ainsi que sur le respect des procédures de transmission et validation définies par le Mandataire.

Le Mandataire reste libre dans l’organisation de ses prestations, le choix de ses méthodes de travail et l’utilisation des ressources nécessaires à l’exécution du mandat.

3. Communication électronique et outils numériques

Le Mandant accepte l’utilisation des moyens de communication électroniques dans le cadre de la relation contractuelle, notamment :

courrier électronique ;
portail client ;
plateformes numériques ;
logiciels tiers ;
outils de partage de documents.

Les échanges, validations et transmissions effectués par voie électronique sont réputés valables entre les parties.

Le Mandataire met en œuvre des mesures raisonnables afin d’assurer la sécurité des données et des échanges numériques, sans pouvoir garantir une sécurité absolue.

Le Mandant demeure responsable :

de la conservation de ses accès et mots de passe ;
de la sécurité de ses propres équipements ;
de la vérification des documents et informations transmis électroniquement.

4. Transmission des documents

Le Mandant s’engage à transmettre au Mandataire l’ensemble des documents, informations et justificatifs nécessaires à l’exécution des prestations, dans les délais convenus.

Le Mandataire se fonde sur les informations et documents transmis par le Mandant, qu’il considère comme exacts, complets et conformes, sauf erreur manifeste.

Sauf convention écrite contraire, le Mandataire n’est pas tenu de vérifier l’exactitude, l’exhaustivité ou la conformité des informations communiquées.

Le Mandataire ne pourra être tenu responsable des conséquences résultant :

d’informations inexactes ou incomplètes ;
d’une transmission tardive des documents ;
du non-respect des demandes ou délais communiqués au Mandant.

5. Collaboration de tiers

Le Mandataire peut librement faire appel à des collaborateurs, partenaires ou sous-traitants pour l’exécution de tout ou partie des prestations.

Le Mandant accepte que certaines prestations puissent être réalisées en Suisse ou à l’étranger.

Le Mandataire veille à ce que les tiers mandatés soient soumis à des obligations appropriées de confidentialité et de protection des données.

6. Confidentialité

Le Mandataire traite de manière confidentielle les informations et documents obtenus dans le cadre de la relation contractuelle.

Cette obligation demeure applicable après la fin des relations contractuelles.

Le Mandataire est autorisé à transmettre les informations strictement nécessaires :

à ses collaborateurs ;
à ses partenaires ;
à ses sous-traitants ;
aux autorités compétentes lorsque la loi l’exige.

7. Protection des données

Le Mandataire traite les données personnelles conformément au droit suisse applicable en matière de protection des données.

Les données personnelles sont traitées exclusivement dans le cadre :

de l’exécution des prestations ;
de la gestion de la relation contractuelle ;
du respect des obligations légales et réglementaires ;
de la facturation et du suivi administratif ;
de l’amélioration des services et outils utilisés par le Mandataire.

Le Mandataire peut utiliser des logiciels, hébergements ou prestataires tiers impliquant un traitement des données en Suisse ou à l’étranger.

Lorsque des données sont traitées en dehors de la Suisse, le Mandataire veille à mettre en place des garanties appropriées conformément au droit applicable.

Le Mandataire conserve les données et documents liés au mandat pendant une durée maximale de trois ans après la fin de la relation contractuelle, sauf obligation légale ou intérêt légitime contraire.

Lorsque le Mandataire exerce un mandat d’administrateur, les données et documents peuvent être conservés jusqu’à vingt ans en présence d’assujettissement à la TVA et jusqu’à dix ans en l’absence d’assujettissement à la TVA, conformément aux obligations légales applicables.

Le Mandant peut demander l’accès, la rectification ou la limitation du traitement de ses données personnelles dans les limites prévues par le droit applicable.

8. Responsabilité

Le Mandataire est soumis à une obligation de moyens et non de résultat.

La responsabilité du Mandataire est limitée aux dommages directs résultant d’une faute grave ou intentionnelle.

Toute responsabilité pour les dommages indirects est exclue, notamment :

perte de chiffre d’affaires ;
perte de bénéfice ;
perte de données ;
interruption d’activité ;
conséquences fiscales ou administratives indirectes.

Le Mandataire ne répond pas :

des erreurs résultant d’informations inexactes ou incomplètes fournies par le Mandant ;
des retards causés par le Mandant ;
des décisions prises par des administrations ou autorités ;
des interruptions ou dysfonctionnements de services tiers ou outils numériques externes.

La responsabilité totale du Mandataire, toutes causes confondues, est limitée au montant des honoraires encaissés au cours des douze derniers mois précédant le fait générateur du dommage.

Toute réclamation doit être formulée par écrit dans un délai de trente jours dès la découverte du dommage.

9. Honoraires et paiement

Les honoraires applicables sont définis dans le devis, l’offre ou le contrat de mandat accepté par le Mandant.

Toute prestation non prévue dans le cadre initial pourra faire l’objet d’une facturation complémentaire.

Les factures sont payables à 15 jours dès leur date d’émission.

En cas de retard de paiement, le Mandataire se réserve le droit :

de suspendre tout ou partie des prestations ;
de refuser toute nouvelle intervention ;
de facturer des intérêts de retard conformément au droit applicable.

10. Suspension des prestations

Le Mandataire peut suspendre immédiatement tout ou partie des prestations en cas :

de non-paiement ;
d’absence de collaboration ;
de transmission insuffisante ou tardive des documents ;
de violation des obligations contractuelles ;
de comportement abusif du Mandant.

Sont notamment considérés comme comportements abusifs :

demandes répétées sortant manifestement du cadre du mandat ;
communications agressives, insultantes ou menaçantes ;
sollicitations excessives ou déraisonnables ;
refus répété de respecter les processus de fonctionnement mis en place ;
transmission volontaire d’informations fausses ou trompeuses ;
utilisation abusive des outils numériques ou accès mis à disposition ;
pression répétée visant à obtenir un traitement prioritaire non convenu.

La suspension des prestations ne libère pas le Mandant de ses obligations de paiement.

11. Durée et résiliation

Les présentes Conditions Générales s’appliquent pendant toute la durée des relations contractuelles entre les parties.

Chaque partie peut mettre fin au mandat conformément aux modalités prévues dans le contrat ou le mandat signé entre les parties.

La résiliation ne libère pas le Mandant du paiement des prestations déjà réalisées ou engagées.

12. Nullité partielle

Si une disposition des présentes Conditions Générales devait être déclarée invalide ou inapplicable, les autres dispositions demeurent pleinement valables.

13. Modification des Conditions Générales

Le Mandataire se réserve le droit de modifier les présentes Conditions Générales en tout temps.

La version applicable est celle en vigueur au moment de la validation du mandat ou de l’offre par le Mandant.

14. Droit applicable et for

Les présentes Conditions Générales sont soumises au droit suisse.

Tout litige relatif aux présentes Conditions Générales ou aux prestations fournies par le Mandataire sera soumis aux tribunaux compétents de la République et Canton de Genève, sous réserve d’un recours au Tribunal fédéral suisse.